差旅管理系统搭建需求调研怎么做？第一步攻略 + 调研问卷模板 + 访谈清单

搭建一套适合企业自身的差旅管理系统，能够有效规范差旅流程、控制成本并提升员工体验。而成功的关键始于全面准确的需求调研。本文将为您系统介绍差旅管理系统需求调研的第一步攻略，并提供实用的调研问卷模板和访谈清单，助您打好系统搭建的基石。

需求调研第一步：明确目标与组建团队

在开始具体调研前，必须首先明确本次系统搭建的核心目标，并组建一个跨职能的调研团队。这是确保调研工作方向正确、覆盖全面的前提。

1. 明确核心目标

与管理层沟通，明确企业引入差旅管理系统的核心诉求，例如：

• 降低成本：控制差旅费用支出，提高预算利用率
• 提升效率：简化审批、预订、报销流程，节省时间
• 加强管控：规范差旅政策，确保合规性
• 改善体验：为员工提供便捷、舒适的差旅服务

2. 组建调研团队

一个典型的差旅管理系统调研团队应包括以下角色：

• 项目负责人：来自行政或财务部门，统筹整体调研
• IT技术人员：评估系统技术可行性及集成需求
• 财务代表：提供成本控制、预算管理方面的需求
• 行政代表：了解日常差旅管理中的痛点
• 员工代表：从使用者角度提出体验需求

差旅管理系统需求调研问卷模板

调研问卷是收集大规模定量数据的高效方式。以下模板涵盖了差旅管理系统需求的主要方面，您可根据企业实际情况调整使用。

一、差旅政策与预算

• 企业目前是否有成文的差旅政策？
• 差旅预算如何制定和分配？
• 哪些费用项目需要预先审批？
• 对不同级别员工的差旅标准有何规定？

二、预订与审批流程

• 当前差旅预订主要通过哪些渠道？
• 差旅审批流程涉及哪些环节和负责人？
• 从申请到审批完成通常需要多长时间？
• 紧急差旅申请如何处理？

三、报销与结算

• 差旅费用报销需要提供哪些凭证？
• 报销审核流程需要多长时间？
• 企业与哪些航空公司、酒店有协议价格？
• 是否采用公司统一支付方式？

四、数据与报告

• 需要哪些差旅数据分析和报告？
• 报告需要哪些维度的数据（部门、个人、项目等）？
• 数据更新和查看的频率要求？

差旅管理系统需求访谈清单

针对关键人员的一对一访谈能够获得更深入、具体的信息。以下是针对不同角色的访谈要点：

针对财务人员

• 差旅成本占总成本的比例是多少？
• 目前差旅费用控制的主要难点是什么？
• 希望系统提供哪些财务分析功能？
• 对结算方式有什么特殊要求？

针对行政管理人员

• 当前差旅管理中最耗时的工作是什么？
• 员工对差旅服务的主要投诉有哪些？
• 希望系统如何简化日常管理工作？
• 对供应商管理有什么需求？

针对经常出差的员工

• 差旅过程中最不满意的环节是什么？
• 希望如何改进预订和报销体验？
• 对移动端功能有什么期待？
• 在差旅安全方面有什么关切？

针对IT人员

• 现有系统环境和技术栈是什么？
• 新系统需要与哪些现有系统集成？
• 对数据安全和系统稳定性有什么要求？
• 预计用户并发量和数据量是多少？

需求分析与优先级排序

收集完问卷和访谈数据后，需要进行分析和归纳，形成明确的需求文档。建议使用MoSCoW法则对需求进行优先级排序：

• Must have：系统必须满足的核心功能
• Should have：重要但不紧急的功能
• Could have：锦上添花的功能
• Won't have：本期不考虑的功能

最终形成的需求文档应作为系统选型和实施的基础，确保所有利益相关方对系统功能有清晰一致的期望。