成功导入BPM系统七大关键要素

2010年9月7日

易正信息

一、选择可持续、深入应用的BPM平台

如果你觉得所有的BPM系统都一样，那可能是你对BPM还缺乏了解，事实上他们有很大的差别。我们碰到的客户，有很多都并非第一次使用工作流，他们之所以换掉以前的产品，其中一个重要原因是因为随着应用的深入，那些产品满足需求变得越来越困难，甚至难以实现。

企业开始导入BPM系统初期，通常只上线几个业务流程，而企业隐含的实际流程数量通常都有上百个少的也有几十个， BPM的实施过程是一个从少数到多数从局部到整个集团的循序渐进的过程，在产品选型时只着眼于眼前的功能性需求缺乏长远的架构性评估是常犯的错误，后果十分严重。

二、在满足需求的前提下尽量选择能高效实施的BPM平台

BPM项目失败并非总是因为需求无法得到满足，实施周期过长，实施部门反应迟钝也是项目失败的原因之一。

一个实施繁杂的BPM平台，会使业务流程管理的推进逐渐失去动力，常见的结果是经过初期实施后，BPM项目就逐渐趋于停滞，购买了昂贵的BPM平台，最后却只上了几支业务流程。

实施繁杂的BPM系统在推进过程主要受到来自三方面的阻力：一，最终用户，由于实施困难，实施人员难以做到面面俱到，做出的应用通常界面不友好使用不方便，这直接导致最终用户的抵触情绪；二，实施人员，花了很大的力气在枯燥的编码和功能性实现上，而非业务流程的分析和优化等更有创造性的工作上，同时由于实施困难，项目的推进速度和最终用户使用感受都不理想，成就感比较低，在持续的打击中逐渐失去积极性；三，管理层，投入了不少的资源、时间、金钱而成效缓慢、成果有限，逐渐被认为是一项不划算的投入。

而一个能高效实施的BPM平台，高效的实施效率使应用开发人员具有极大的成就感和开发积极性、良好的效果使最终用户深切体会到电子化管理带来的便利，这种来自企业各个层面的积极态度反过来又促进更多的流程被显式化并求被提出电子化管理要求，逐渐形成新业务不断上线的良性循环，促进企业对BPM项目的投资获收益最大化。

三、选择能提供优质服务的供应商

企业业务流程电子化管理并非是一个一蹴而就的项目，业务流程电子化管理是一个少到多，点到面的循序渐进的过程。

通常企业在初期导入时不太可能了解到所有潜在的问题，当新的业务上线时可能会面临新的问题，这就要求供应商提供持续的支持服务

国内开发商在开发人员和服务人员的组织上更扁平化，相比而言更有能力提供有效的服务，当然有能力并不意味着一定能提供好的服务，所以在选择供应商时应衡量供应商的服务能力和服务意识。

四、管理层的重视

BPM项目的实施需要IT部门以外的资源，包涵各部门积极配合改变传统纸介质工作习惯，以及业务使用部门的专家配合总结正确的业务流程。一个强而有力的高层对项目的支持，将是实时获得这些资源的关键。

五、设定专职人员管理BPM项目

企业隐含的业务流程数量通常都有上百个少的也有几十个，BPM项目实施是一个渐进过程，在这个过程中需要有人挖掘、总结这些需求并督导实施过程，保证企业业务流程管理项目持续、深入的展开，达到成果最大化。

六、从频繁使用的流程开始导入

从频繁使用的流程开始导入，可以在更大范围内，快速养成电子化业务处理的工作习惯，让更多的人体会到电子化处理的便捷，当最终用户体会到新的办事方式带来的明显便捷以后，会促进新的需求被提出，容易形成项目开展的良性环境。

七、选择合适的导入方式

BPM的导入方式主要有两种：一是一次导入方式；二是分阶段导入方式。一次导入方式是指在整个企业组织构架和业务流程中同时导入BPM系统。其结果是时间短、速度快，在很短时间内完成新旧系统的转换，产生革命性的效果，BPM对企业所带来的协调性、整合性的成效马上显露出来。但同时，由于企业旧的系统已经全部被摧毁了，一旦企业业务流程出现了什么问题，将很难找到相应的补救措施，会给企业带来巨大的损失。分阶段导入方式，是指在企业导入BPM时，不是一次性全面导入，而是先在核心系统或核心流程和核心企业中导入并运行测试修正完善了，然后再在周边系统和松散性企业导入。其结果是导入的时间比较长，BPM给企业带来的效益不能马上显现。但同时，由于新旧系统在同时运行，在BPM的运行测试过程中出现什么问题，能够得到及时的处理，而不会给企业带来大的损失，又由于是BPM逐步推广的，企业的BPR一般也做得比较好，BPM与企业磨合性较好。企业究竟选择哪一种导入方式，可根据以下情况进行选择：

第一，企业规模小，或者企业刚刚创业起步可选择一次导入方式。企业规模大，经营业务多、业务流程复杂可选择分阶段导入。

第二，企业组织架构简单，没有子公司或分公司，或者虽然有子公司和分公司，但数量少且关系简单明了，可选择一次导入方式。相反企业组织架构庞杂，有大量的子公司和分公司，且总公司和分公司及其子公司之间以及分公司和子公司内部之间的关系过于复杂，可选择分阶段的导入方式，更有利于成功。

第三，企业经营比较规范，管理水平比较先进，尤其是以实施了ISO9000的企业，其BPR已经做得能适于BPM的导入要求，可以采用一次导入方式。而对于一些经营比较混乱，管理技术、手段比较落后，想藉此BPM的导入改变企业现状的企业一般应选择分阶段导入方式。

第四，如果企业有跨国子公司或分公司，因各国的文化、制度背景不同，采用分阶段的导入方式，更有利于磨合和扩充成功。